公司秘书的工作职责是什么?

公司成立后,需要在6个月内雇佣一位公司秘书。那么公司秘书的职责和职能是什么呢?

公司秘书的职责是什么?

公司秘书是公司的职员,负责内部合规以及法律要求的所有必要文件。如发布公司决议、管理监管文件、维护公司账簿等。公司秘书与董事共同承担某些法律义务。如果发现任何不当行为或未遵守规定的行为,公司秘书有责任立即通知董事,在某些情况下还可以向当局提交报告。

我需要公司秘书吗?

需要,每个新加坡企业都必须有至少一名公司秘书。任何时间,该职位都不得空置超过六个月。因此您一旦成立了公司,就需要在6个月内雇佣一位合适的人士来担任这一重要职位。

公司秘书必须具备哪些资质?

私营公司的公司秘书必须是新加坡居民,并且未被第155B条禁止担任公司秘书。而上市公司的公司秘书有更多要求。上市公司的公司秘书必须具有近几年的经验,并且符合《法律职业法》和《会计法》的规定,还必须是4个专业协会(之一)的会员。

我可以自己担任公司秘书吗?

可以,但您需要符合下列条件:

  • 您必须是新加坡公民、永久居民或EntrePass持有人
  • 您没有被禁止担任秘书
  • 若您的公司只有一位董事,那么您不能同时担任董事和公司秘书

如果您真的担任了公司秘书,请记住这不是个死板的技术活。您需要承担很多责任,负责重要的截止日期和文件,任何差错都可能会让您和公司付出代价。

公司秘书需要准备哪些文件?

通常情况下,公司秘书会跟踪公司的变更,并在特定时间表内向ACRA报告。当您变更董事、审计师、公司秘书、股东、您的股本或公司名称时,公司秘书会向ACRA发送通知。公司秘书还必须维护若干法定登记册,如公司职员登记册、公司成员登记册、押记登记册、控制人登记册、代理董事登记册等。公司秘书还负责准备和记录董事会会议和年度股东大会(AGM)、公函以及董事可能指定的其他事项。

如果公司秘书没有履行好职责,我会受到什么处罚?

这取决于具体的错误情况。例如,年度股东大会未及时举行,罚款金额会高达300新币/章节(根据违反的《公司法》里面的章节数)。在2018年中期,就有一位董事因未对其名下的19家公司举行年度股东大会且未提交年报,被ACRA罚款共57000新币。

如何更换公司秘书?

第一,你需要有充分的理由,如现任公司秘书缺乏专业性、费用过高或不履行职责。第二,确保更换公司秘书不会影响到重要的截止日期,例如向ACRA提交文件或准备年度股东大会。假设您的财政年度是在12月31日结束,然后您的年度股东大会定于6月30日举行,那么更换公司秘书的时间最好不要晚于4月或5月初,或者您可以在年度股东大会结束后的7月立即更换公司秘书。否则,您可能会导致公司面临罚款和处罚。

更换公司秘书的程序很简单:秘书签署辞职信、董事批准并通知ACRA。通常情况下,新的公司秘书会负责这些事项,包括通知ACRA新任公司秘书的任命。

聘请公司秘书需要多少钱?

公司秘书服务通常由当地代理商提供,价格从每年300新币到2000新币不等。费用通常取决于所包含的服务,包括:常规职责的固定费用和额外决议的额外费用。如果您的公司需要进行大量的职员变动、登记册变更或与股份相关的变更,那么您最好选取包含无限量决议的服务套餐。

下一步

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