怎样才不用举行年度股东大会

年度股东大会非常重要。首先,年度股东大会是强制性的。其次,重要事项都是在年度股东大会上讨论:财务报表也要在年度股东大会上由股东批准,若财务报表未经股东批准,您的企业就无法满足备案要求。

好消息是,您可以不用召开现场股东大会,股东可远程签署所有文档。在本文中,我们来分步讲解如何才能远程召开股东大会。

在股东大会上要做些什么

在年度股东大会上,公司需要向股东通报当前的财务状况:公司秘书出示财务报表,股东审议批准通过。

年度股东大会上,股东还需要审议其他事项:股息申报、重选董事和董事酬金。

您可以不用举行年度股东大会

只有上市公司才必须举行年度股东大会。私人有限公司可以自行决定是否举行年度股东大会。

如果您不想组织年度股东大会,那么您的公司成员需要通过相关决议。只需要让您的公司秘书编写相关文件,然后由所有股东签字后,方可生效。

取消年度股东大会后,那些需要在年度股东大会上讨论的事项仍然需要通过书面决议,其中最主要的就是财务报表。书面决议可通过书面形式或邮件形式传阅。

关于不召开年度股东大会的决议有可能会失效:公司成员可通过新的决议来撤销此决议。在该情况下,如果距离年度股东大会召开截止日期还有至少3个月的时间,则该年度股东大会必须召开。否则,就要到下一年了。

如果您决定不召开股东大会,还是需要您的股东通过相关决议,但他们可以远程进行。

财政年度结束、年度股东大会和年报

为什么财政年度结束(FYE)很重要:财政年度结束(FYE)是指公司会计周期的结束,每12个月为一个会计周期。FYE规定了与年度股东大会相关申请的截止日期。即使您决定不召开年度股东大会,您也必须准备相关年度报表。不过您不必担心,这些是公司秘书的工作,不是您的工作。

财务报表。决定不召开年度股东大会的公司必须在财政年度结束(FYE)之后的5个月内将财务报表发送给股东。然后,根据您的公司类型再决定是否将财务报表与年报一起提交给ACRA。

如果您的股东人数少于20人且股东都不是公司,那么您可以不用向ACRA提交财务报表。反之,部分股东为公司的企业必须提交财务报表。申请破产的企业也有义务提交财务报表。

年报是表明您公司财务状况的一组文件。在股东签署批准财务报表的决议后才能提交年报。您需要在财政年度结束(FYE)之后的7个月内向ACRA提交年报。

但是,如果您决定在财政年度结束(FYE)之后的5个月之内提前向股东发送财务报表,那么您应该在股东签署决议后的1个月内提交年报。

以下是一个私人有限公司的行动步骤:

  1. 贵公司发出关于免除召开年度股东大会的决议。
  2. 所有公司成员都采纳了该决议后,您就可以不用召开年度股东大会了。
  3. 在每个财政年度结束(FYE)之后,您的公司秘书通过电子邮件向所有股东发送关于财务报表的决议,让股东签署。
  4. 您的公司秘书向ACRA提交年报。

这就是全部步骤了!

5个月
在财政年度结束(FYE)之后的5个月内
向所有股东发送财务报表

7个月
在财政年度结束(FYE)之后的7个月内
提交年报

您必须召开年度股东大会的特殊情况

即使关于免除召开年度股东大会的决议有效,若出现下列两种情况,您还是必须召开符合规定的年度股东大会:

  1. 有公司成员在财政年度结束(FYE)之后的第6个月结束前14天内要求召开年度股东大会。
  1. 有公司成员或审计师在公司发出财务报表后的14天内要求召开股东大会。

在这两种情况下,公司有义务在财政年度结束(FYE)之后的6个月内召开现场年度股东大会。公司可以申请延期召开年度股东大会。最多可延期2个月。

召开年度股东大会的截止日期

如果您决定召开年度股东大会,那么您必须遵循相关截止日期。会议必须在财政年度结束(FYE)后的6个月内举行。然后贵公司必须在年度股东大会结束后的1个月内提交年报。请注意,如果贵公司未按照这两个截止日期进行,将会面临ACRA的罚款。

6个月
在财政年度结束(FYE)之后的6个月内举行
年度股东大会

1个月
在年度股东大会之后的1个月内提交
年报

如何召开年度股东大会

通知:公司必须就即将举行的会议通知所有董事会成员、股东和公司高管。公司秘书负责起草和发送通知。通知必须包含会议的日期、地点和时间、公司必须讨论的议题、议程上的特别决议以及批准相关决议所需的投票门槛。通知还必须指明收件人是否可以指定代理人。

如何发送通知:通知的发送方式必须在公司章程中注明。您可以选择将电子邮件作为优先采用方式。

总结

  1. 年度股东大会为股东参与公司治理提供有效途径。公司问责制所规定的一系列重要决议都需要经过年度股东大会的表决。
  2. 私人有限公司可以不用召开现场年度股东大会,但仍需要通过相关决议,该过程可以通过电子邮件完成。若股东和审计师有特别要求,公司必须举行年度股东大会。
  3. 即使公司决定不召开年度股东大会,也必须提交年报。年报必须在股东签署财务报表决议后才能提交。年报的提交时间必须在股东签署财务报表决议后的一个月内,且不得晚于财政年度结束(FYE)之后的7个月。
  4. 如果您决定举行年度股东大会,那么您必须遵守相关截止日期。年度股东大会必须在财政年度结束(FYE)之后的6个月内举行,并且必须在会议后的一个月内提交年报。

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