在新加坡,公司秘书的作用和职责

公司秘书是新加坡公司的主要高管之一。我们一起了解一下法律对公司秘书的相关要求。

《公司法》第171节规定每一个新加坡企业都必须有一名公司秘书。公司秘书负责起草和向当局提交法律规定的必要文件。因此,秘书负责帮助公司遵守现行法规,并在公司违反法律时承担责任。

必须在公司注册后的6个月内任命公司秘书。公司秘书必须居住在新加坡,这意味着公司秘书可以是新加坡公民,或者是Permanent Pass、EntrePass、EP或DP持有人。若公司只有一名董事,那么该董事不能同时担任公司秘书。若公司有两名及两名以上董事,那么董事也可以同时担任公司秘书。

公司秘书的作用

除了完成必要的文书工作外,公司秘书还有义务按照公司的最佳利益和法律行事。公司秘书有责任识别并阻止任何违反公司政策或法律的行为,若公司秘书未识别并阻止违反公司政策或法律的行为,可能会使公司及其董事面临严重后果,包括巨额罚款、解雇公司秘书或董事,甚至是坐牢。因此,雇佣一家拥有丰富经验并对新加坡公司法拥有深刻理解的值得信赖的代理商或拥有一个可靠的个人是至关重要的。

公司秘书的要求

对于私营公司,任何新加坡居民都可以担任公司秘书。对于上市公司,公司秘书可由备案代理商担任,也可以由符合以下 条件之一的有资格的个人担任:

  • 在被任命为上市公司秘书之前的5年中至少有3年在担任公司秘书
  • 符合《法律职业法》(第161章)规定
  • 符合《会计法》(第2章)规定的注册公共会计师
  • 新加坡注册会计师协会会员
  • 新加坡特许秘书行政管理人员学会会员
  • 国际会计师公会(新加坡分会)会员
  • 新加坡公司会计师协会(Institute of Company Accountants, Singapore)会员

公司秘书的责任

公司秘书负责使公司遵守法律。即负责起草、维护和组织多个重要文件。下面是一些最常见的、最重要的文件:

董事会会议和年度股东大会

公司秘书负责在公司的重要会议期间安排、组织和维护必要的协议。

维护法定登记册

有多个登记册需要根据公司发生的变化进行更新。实际的登记册名单可能会因公司的不同而不同。下面是一些最常见的登记册:

  • 董事登记册
  • 公司成员登记册
  • 股份转让登记册
  • 股份分配登记册
  • 秘书登记册
  • 押记登记册

年度备案

向会计与企业管理局(ACRA)提交年报和公司财务报表非常重要,提交数据错误或错过截止日期会导致公司面临严厉的处罚和罚款。

遵守法律和必要的文书工作

随着公司发生变化,需要采取许多措施。公司秘书有责任明确某些行动的必要性,必要时通知董事或股东,并根据新加坡法律框架处理这些变更,包括起草决议、修改公司章程、并向ACRA通报公司的有关变更,例如:

  • 注册地址变更
  • 公司名称变更
  • 公司简介变更
  • 董事的任命或离职
  • 董事详细信息的变更
  • 公司秘书的任命或离职
  • 公司秘书详细信息的变更
  • 股本或股权分配的变更
  • 任何其他特别决议

维护注册地址

每个新加坡公司都必须有一个注册地址。注册地址必须是一个新加坡的真实地址,不能仅是一个信箱号。注册地址会在所有法律文件中使用并且必须在ACRA注册。注册地址不必是真实的办公地点。您可以使用注册地址服务,由服务提供商接收信件、扫描并转发信件。

下一步

如果您需要新秘书,请联系我们。我们的公司秘书拥有超过10年的从业经验,且全天候快速响应,可通过安全聊天窗口联系。