【公司秘書3常見問題】公司秘書與董事可以同一人嗎? 委任有咩限制? 公司秘書服務包咩?

在上一篇了解到公司秘書基本工能後，今日我們就綜合網上經常被人提出的常見問題，來深入了解公司秘書在業務運作上的影響。

根據香港政府《公司條例》的要求，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。與我們平時理解的「私人秘書」性質很不同，公司秘書(Company Secretary)是公司的法規及法律顧問，屬於法定人士，並負責為公司、政府及監管機構擔任重要的溝通角色。 公司秘書的職責非常廣泛，需要確保公司的運營和決策合法，並協助公司實行良好的公司治理。

非香港居民可否被委任為有限公司的董事及公司秘書？

公司秘書被非香港居民委任為公司董事是合法的，如屬自然人，公司秘書須通常居於香港；如屬法人團體，則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。每間私人有限公司最少須有一名董事為自然人及一名公司秘書。如公司只有一名董事，該名董事不得兼任該公司的公司秘書，即要聘請市面上的秘書公司，如Osome。

公司秘書提供了什麼服務項目？

由於香港政府要求每間有限公司都必須委任一名公司秘書，如果你是一家較小的私人公司，董事本身可能會擔任公司秘書的職務，前題是你有兩名或以上董事。不過，你也可以考慮聘請市面上的秘書公司來協助你確保公司的年度文件符合政府的規定。

公司秘書職務涵蓋了廣泛的責任範疇，旨在確保公司的營運和決策合法，公司秘書的職責包括：

• 保存和更新公司的法定名冊：負責管理公司的法定文件，包括董事和股東名冊，確保資料的準確性和完整性。
• 撰寫會議記錄：負責記錄董事會和股東會議的討論和決策，確保重要事項的紀錄和追蹤。
• 遞交公司年度申報表：負責準備和提交公司的年度申報表，包括財務報表和其他相關文件，以便向政府部門履行法定要求。
• 協調公司帳目和報告的製作和發佈：與會計部門合作，確保公司的財務報告和相關文件按時準確地製作和發佈。
• 代表公司與監管機構溝通：作為公司的聯絡人，與監管機構保持良好的溝通，及時更新和提供必要的文件和信息。
• 安排董事和股東會議：負責安排和組織董事和股東會議，確保會議的順利進行和相關文件的準備。
• 監察公司治理的進展：密切關注公司治理實踐的發展，提供必要的建議和指導，確保公司遵守相關法規和最佳實踐。

根據2018年修訂的《公司條例》，在香港註冊的公司必須保存最新的實益擁有權資料，以供執法人員查閱。換句話，如果你選擇公司秘書服務，專業人士會幫助你準備和定期更新登記冊。這可以確保公司的管理符合法規，避免陷入財務和管理不明確的狀況，讓公司能夠持續穩健地發展。

公司秘書與董事可以同一人嗎？

根據香港法律，每間有限公司都必須委任一名合資格的公司秘書。在私人有限公司中，只要不是公司的唯一董事，董事是可以同時擔任公司秘書職務的。從成本節省的角度來看，讓合資格的董事兼任公司秘書確實是一個選擇，因為這樣可以避免外判公司秘書的費用。然而，我們需要強調的是，公司秘書的職責不僅僅是一個名義上的角色。如果你沒有相關經驗，外判秘書服務可以避免許多罰款風險。

總結：Osome 心得

總而言之，公司秘書是確保公司合法運作和良好治理的重要角色，他們處理各種文件、組織會議，並與監管機構溝通，確保公司順利運營和合規性。

公司秘書就像是公司的「內部英雄」，他們默默地在幕後工作，確保一切井然有序。他們就像是超級英雄，擁有專業知識和技能，為公司提供支持和指導。同時，他們就像是公司的「情報部長」，掌握著重要的文件和資訊，確保公司與監管機構保持良好的關係。

所以，如果你想讓你的公司變得更強大、更有組織，不要忘記聘請出色的公司秘書服務！他們將成為你的最佳夥伴，助你開創成功之路。請向Osome專業團隊直接查詢有關公司秘書服務。

如果你準備開公司創業做老闆，歡迎在註冊公司前諮詢我們，以了解所有相關的要求和規定。另外，如有任何關於會計、審計及稅務的問題，歡迎找Osome專業團隊傾傾如何優化你的稅務方案。