香港
公司秘書服務

公司秘書的職責是確保貴公司不必支付罰款。貴公司必需遵守法定要求：報告變更、在處理股票和股息時執行標準程序等。公司秘書負責處理這種令人吃力的日常工作並保護貴公司免受處罰。

公司秘書是公司行政人員，而非董事。 然而，在香港，只要貴公司有多於一名董事，公司秘書也可以是一名董事

請注意，唯一的董事不能同時擁有這兩個頭銜。若貴公司有一名董事，而他或她同時是法人團體的唯一董事，則人不能擔任公司的秘書。

公司秘書有兩種類型：個人或法人團體。任何人只要居住在香港都可以擔任公司秘書，所以即使是外國人也可以擔任公司秘書。法人團體擔任公司秘書的唯一要求是在當地設有註冊辦事處。

我們創建了自己的平台幫助經驗豐富的公司秘書履行職責。這個平台協助公司秘書履行日常職能，例如追蹤截止日期和編寫標准文件等，從而能讓我們騰出時間回答問題並提供建議或解決方案。

在香港，公司秘書由公司的董事委任。作為董事，您需在公司註冊後的 6 個月內任命一名公司秘書。如若需要，您也有權解僱一位秘書並任命另一位秘書。在委任新公司秘書時，您需通知公司註冊處。這個過程可由公司秘書自行處理。

公司秘書其中的職責是出席董事會會議、準備會議、撰寫會議記錄並在會議後預備必要的文件。在董事會會議上會有許多重要的決定，其中一些必需向政府報告：例如股東、董事或行政人員的變動；派發股息或發行股票等。公司秘書要準備需要簽署的文件，以便進行這些變更，然後將其提交公司註冊處。

香港的公司秘書可以核證貴公司簽發的文件是否為正本，例如董事決議等。他們必需是香港公司治理公會（"HKCGI"）的會員。但是，如果您需要提供公證文件，則不能由公司秘書處理，因為只有公證人才可辦到。

您可以聘請公司秘書或外判此項服務。通常公司沒有足夠的秘書工作需要到一位全職僱員完成。當您將這一角色委託給 Osome 時，您無需支付薪金和相關稅項。費用僅限於您選擇的方案。

公司秘書不是董事會成員，因為他或她無權做出影響貴公司的任何決定。但是，公司秘書會出席所有董事會會議，並且了解董事會做出的決定，因為公司秘書的工作是處理這些決定並遵守實現這些決定所需的法規。

將離任的秘書需遞交辭職信。一旦前任秘書放棄其職權，新任秘書將接管相關文件並介入。新任秘書負責處理變更的書面文件：辭職信、新秘書任命書和登記冊更新等。

在沒有秘書參與的情況下罷免秘書比較困難，但仍有可能。 如果他們不回應您要求簽署其辭職的文件，新任秘書可準備一份文件說明您在沒有收到回應的情況下決定單方面更換該秘書。

作為一家企業，尋找合適的人與您合作始終是一項挑戰。 如果您面臨以下任何問題，您可能需要考慮更換您在香港的公司秘書：

• 您的公司秘書向您收取隱藏費用
• 您的帳單延遲送達
• 您的賬單不正確
• 您的商業登記證未按時更新
• 您的文件未被按時提交
• 您的周年申報表未按時提交

這些一開始可能只是小問題，但隨著時間的推移會逐漸累積，這可能會引致違反香港《公司條例》的規定，導致政府對貴公司進行處罰。

當您經營一家企業時，您的公司秘書必須高效準確地完成這些任務，以避免受到處罰。 因此，當這些問題累積時，可能是時候聘請新的公司秘書或改用香港公司秘書服務了。