公司秘書有多重要？爲什麽必須委任公司秘書？
- 已發佈: 16 July 2025
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- 經營一家企業, 開設一家公司
Melody Huang
作者
Melody Huang 是 Osome 的內容專家，致力為香港的企業家提供實用且具有洞察力的內容。她擅長將複雜的商業主題簡化為清晰明確的資訊，確保部落格在公司註冊、會計及業務發展方面提供可靠支援。Melody 的作品幫助企業掌握機會，穩步成長。
許多新手創業者對香港有限公司的運作一知半解，常誤以為公司秘書只是文書助理，甚至可有可無？事實上，公司秘書是確保公司合規與高效管治的核心角色，承擔不可或缺的法律與行政職責。本文將深入剖析公司秘書職責、公司秘書要求及必要性，解答「公司秘書是否可與董事同一人」等關鍵問題，為創業之路奠定穩固基礎。
爲什麽必須委任公司秘書？
公司秘書是香港有限公司的法定職位，負責確保公司遵守法規並協調董事會運作。
根據《公司條例》第474條，每間香港註冊的有限公司必須委任至少一名公司秘書，作為公司與政府機構（如公司註冊處及稅務局）之間的橋樑。公司秘書的職責涵蓋多方面，從提交法定文件到維護公司記錄，均需高度專業性。
香港公司秘書有哪些法定職責？
公司秘書的職責涵蓋合規與行政，確保企業符合《公司條例》。主要職責包括：
- 提交法定文件：向公司註冊處提交周年申報表（如表格NAR1）及變更通知，需在15日內完成，否則可能面臨3480港元的罰款。
- 維護公司記錄：管理股東、董事及重要控制人登記冊，符合《公司條例》第622章要求。
- 組織會議：籌備股東周年大會及董事會會議，記錄會議紀要。
- 提供合規建議：協助董事會遵守法規，處理股份轉讓及行政事務。
香港公司秘書要求有哪些？
香港《公司條例》對公司秘書的資格要求靈活，個人或法人團體均可擔任，但必須熟悉香港法規。具體要求包括：
- 個人公司秘書：需年滿18歲，熟悉香港《公司條例》及相關監管要求，通常為香港居民以便快速應對當地政府部門需求。
- 法人公司秘書：需為註冊成立的法人團體，通常為專業服務公司，具備提供公司秘書服務的牌照（如信託或公司服務提供者牌照，根據2018年3月1日起生效的新發牌制度）。
- 專業知識：熟悉公司註冊處電子服務網站操作、稅務申報流程及公司管治實務。
所有香港公司必須委任本地公司秘書，Osome 提供公司秘書服務，協助處理法定合規、治理和行政任務，確保您的公司符合香港公司註冊處的要求。
公司秘書董事同一人可以嗎？
可以，但是香港《公司條例》明確禁止公司秘書與唯一董事為同一人。
根據《公司條例》第475(2)條，若公司只有一名董事，該董事不得兼任公司秘書。此外，第475(3)條規定，若公司秘書為法人團體，該法人團體的唯一董事也不得為公司的唯一董事。
這項規定旨在確保公司管治的透明度及獨立性，避免權力過分集中。
公司秘書牌照是否必要？
並非所有公司秘書都需要牌照，但提供相關服務的機構可能需要。
自2018年3月1日起，根據《公司條例》及《反洗錢及反恐怖融資條例》：
- 任何公司秘書服務的專業機構必須向公司註冊處申請牌照。此牌照要求服務提供者遵守反洗錢規定並維護重要控制人登記冊。
- 個人公司秘書若非以此為業務，則無需申請牌照，但仍需確保具備足夠專業能力。
為什麽選擇專業公司秘書服務？
專業公司秘書服務可大幅降低合規風險並提升效率。自行處理公司秘書職責可能因不熟悉法規而導致錯誤或罰款。專業服務提供者具備以下優勢：
- 法規專業性：熟悉《公司條例》及稅務局要求，確保文件準時提交。
- 節省時間：自動化工具及專業團隊可快速處理繁瑣行政工作。
- 本地化支持：為外國企業提供香港本地代表，應對突發監管要求。
例如，根據公司註冊處指引，逾期提交周年申報表可能導致高達3480港元的罰款。專業服務可有效避免此風險。
總結
選擇 Osome 提供的專業公司秘書服務，您的企業可專注核心業務，無需擔心繁瑣的合規問題。立即聯繫專業團隊，確保您的香港有限公司始終符合法規要求！
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